在数字化转型与智慧办公加速落地的当下，大型集团企业办公空间高效管理，已成为提升运营效率、降低管理成本、优化服务体验的关键抓手。近期，由南京佳之杰办公设备租赁有限公司承建的江苏交通控股集团会议管理系统顺利进入试运行阶段，以 “软件 + 硬件” 一体化智慧方案，破解传统会议管理痛点，同时结合复印机租赁等核心办公服务，为省属重点企业办公智能化升级打造了可复制、可推广的实践样板。

江苏交通控股集团作为江苏省交通基础设施投融资主渠道、高速路网运营主平台，业务体量大、办公层级多、会议会务管理任务多要求高。集团主楼共45层，分布30多个会议室，此前长期采用纸质登记、人工核对、统一审核安排的传统管理模式，需8—10名专职人员负责登记与服务，存在预约冲突频发、记录管理混乱、会议室时段利用率偏低、会议过程打扰多等问题，是集团高效协同、智慧运营的痛点问题。

江苏省企业联合会理事单位的南京佳之杰办公设备租赁有限公司，深耕办公智能化领域多年，专注于智慧办公系统的研发与使用，同时在复印机租赁管理、办公设备集成租赁管理等领域积累深厚实力。针对江苏交控集团会议室管理需求，南京佳之杰公司研发打造全流程智慧会议管理系统，同步配套高效便捷的复印机租赁服务，推动会议管理从原先的 “人工粗放” 向 现在的“智能精细” 转型。

该系统采用线上线下融合模式，软件端打通省交控集团 APP、企业微信等常用入口，支持提前20—30天预约，可在线填写会议主题、参会部门、人数、使用时段等信息，方便参会人员提前准备；硬件端在各会议室门口部署智能触摸大屏，支持现场扫码预约、取消与状态查询，设备支持上午7 点自动开机、晚 19 点自动关机，屏幕样式与界面可按客户需求自主设计，兼顾实用性与个性化。

该管理系统以可视化、智能化、规范化为核心亮点：通过绿灯标识空闲、红灯标识占用，实现会议室状态一目了然，有效避免误进打扰、保护会议秩序；管控大屏实时展示会议信息与排期，管理与使用状态透明；内置智能排期规则，自动规避预约冲突，支持短时紧凑排会，大幅提升会议室周转效率与空间利用率；结合复印机租赁服务的标准化管理，实现办公设备与会议系统的无缝衔接，进一步降低办公运维成本。

试运行以来，系统成效突出：一是降本增效，大幅缩减人工服务成本，省去纸质登记与人工核对环节，管理效率显著提升；二是规范有序，全流程电子化留痕、可追溯，从源头杜绝预约冲突；三是体验升级，预约便捷、状态清晰、会议不被打扰，办公体验与管理形象同步提升；四是成熟可推广，性价比高、运行稳定，配套办公设备租赁服务可灵活适配不同企业规模，已在多地成功应用，具备快速复制落地能力。

全流程智慧会议管理系统是南京佳之杰在办公智能化领域的又一典型实践成果，公司将继续发挥技术优势与办公设备租赁服务优势，以智慧化解决方案搭配一站式办公设备租赁服务，助力更多企业提质增效，积极参与全省企业数字化转型进程，为推动江苏企业高质量发展、建设智慧办公新生态持续贡献力量。